Quy trình đăng ký số tổng đài chuyên nghiệp

Các bước đăng ký số tổng đài
Rate this post

Đăng ký số tổng đài là yếu tố bắt buộc nếu công ty cần tối ưu quy trình tiếp cận và CSKH. Đặc biệt, đây còn là cách khẳng định niềm tin thương hiệu với đối tác, khách hàng tiềm năng.

Song, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lựa chọn và các bước đăng ký số tổng đài. Do vậy, bài viết dưới đây cung cấp các thủ tục sở hữu số hotline đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí,…

Số tổng đài là gì?

Số tổng đài có tên khác là số hotline, số điện thoại doanh nghiệp,… Đây là kênh đại diện cho công ty khi khách hàng, đối tác có mong muốn liên lạc nhanh nhất qua cuộc gọi. Do thế, tổng đài còn được xem là “bộ mặt” của bất kỳ tổ chức, thể hiện uy tín, sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.

Thị trường hiện nay có khá nhiều đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn. Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp sẽ đăng ký số tổng đài phù hợp, trong đó:

  • Đầu số tổng đài 1900.
  • Đầu số tổng đài 1800.
  • Đầu số cố định theo khu vực.
  • Đầu số di động.
Đăng ký số tổng đài
Đăng ký số tổng đài là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH.

Tại sao tổ chức cần đăng ký số tổng đài?

Có thể doanh nghiệp chưa biết, nhưng việc mua số hotline sẽ mang lại nhiều lợi ích. Trong đó phải kể đến như:

  • Tạo ấn tượng với khách hàng

Hotline là cơ sở hỗ trợ công ty để lại ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi liên lạc. Đặc biệt, nếu sử dụng đầu số 1800, 1900 dễ tạo nên độ tin cậy, dễ nhớ, thiện cảm so với số di động cá nhân.

Trường hợp sử dụng số di động, công ty nên sử dụng dịch vụ evoice brandname nhằm mã hoá số điện thoại thành tên thương hiệu/doanh nghiệp.

  • Tăng trưởng tỷ lệ chốt sale

Việc đăng ký số tổng đài thể hiện sự chuyên nghiệp, nâng tầm giá trị trong mắt khách hàng, đối tác. Ngoài ra, đây là cơ sở tạo uy tín, lòng tin, điều này giúp quá trình chốt sale trở nên dễ dàng, thành công hơn.

  • Chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH

Điểm quan trọng, nếu kết hợp số hotline và hệ thống tổng đài ảo. Đây là bước hỗ trợ tổ chức bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Là nền móng nhằm tối ưu quy trình tiếp cận và CSKH.

Không chỉ vậy, giải pháp tổng đài còn xử lý tất cả các chức năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, chấm điểm cuộc gọi, phân luồng cuộc gọi, call center, auto call với AI chuyên nghiệp,…và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM quản lý khách hàng của tổ chức.

> Xem ngay: 5 Ưu Thế Vượt Trội Khi Sử Dụng Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp

Những bước đăng ký số tổng đài cho tổ chức

Với các thông tin trên, chắc là doanh nghiệp cũng biết được tầm quan trọng của số hotline. Không những vậy, thị trường hiện nay có tỷ lệ cạnh tranh khốc liệt, nếu công ty không đầu tư vào quy trình chăm sóc và tiếp cận thì có thể bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.

Các bước đăng ký số tổng đài
Hướng dẫn đăng ký số hotline doanh nghiệp đơn giản và nhanh chóng nhất

Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Đăng ký số tổng đài công ty

  • Chọn những đầu số hotline phù hợp với doanh nghiệp (Đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
  • Đưa các giấy tờ (Bản sao) cần thiết như Giấy phép kinh doanh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
  • Chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.

Bước 2: Chọn lựa tổng đài sử dụng

  • Doanh nghiệp chọn lựa thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo thích hợp với nhu cầu sử dụng (Tổng đài Cloud Call Center, Call Center, nội bộ IP PBX,…).
  • Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
  • Thiết lập tổng đài với đầu số hotline tổ chức đã chọn trước đó.

Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối

Sau khi chọn được hệ thống tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để vận hành, công ty cần trang bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, wifi,…

Bước 4: Cài đặt hệ thống và triển khai vận hành

Cuối cùng, để giải pháp tổng đài được vận hành, tổ chức cần cài đặt một số bước cơ bản dưới đây:

  • Địa chỉ/Đơn vị cài đặt tổng đài và thiết lập các tính năng phù hợp với tổ chức sử dụng.
  • Xây dựng lời chào tổng đài và các phím tắt theo nhu cầu công ty.
  • Cài đặt và phân luồng con số nhân viên tổng đài, telesale,…
  • Viết, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các chức năng trong hệ thống.
  • Thiết lập địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
  • Tiến hành và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng và vận hành tối ưu.
  • Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
  • Sẵn sàng một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ,…Và một số yêu cầu khác.
Tổng đài gọi tự động OMICall
OMICall – Hệ thống tổng đài được đông đảo doanh nghiệp tin tưởng sử dụng

Song, nếu muốn quá trình đăng ký số tổng đài diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Tổ chức có thể nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ tại OMICall – Hệ thống tổng đài đa kênh thông minh, phù hợp với mọi doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.

Tại đây, tổ chức có thể hoàn toàn yên tâm vì mọi thủ tục sẽ được thực hiện minh bạch nhưng vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật. Ngoài ra, OMICall có hệ thống kho số tổng đài lớn nhất thị trường hiện nay với mức giá cạnh tranh, đa dạng đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo Giá Tổng Đài Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất 2022

Tạm kết

Tin rằng những thông tin được trình bày trên đã giúp tổ chức định hình được tầm quan trọng và các bước đăng ký số tổng đài. Nhanh chóng “cải tạo” doanh nghiệp của mình ngay hôm nay từ những bước cơ bản nhất.

Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.