Rate this post
Nhu cầu chuyển đổi, nâng cấp từ hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống (Analog) đã lỗi thời sang hệ thống tổng đài contact center đã và đang dẫn đầu trend trên thị trường hiện nay. Ngoài ra, để có thể sử dụng tổng đài VoIP một cách hiệu suất thì người dùng phải nắm rõ 12 bước thiết lập tổng đài ảo dưới đây. OMICall đã tổng hợp lại, mời bạn theo dõi ngay để biết thêm chi tiết nhé!
12 bước thiết lập tổng đài ảo
Thiết lập tổng đài contact center có mấy bước?
Tổng đài VoIP nói riêng hay bất kỳ công cụ, giải pháp nào trước khi được đưa vào sử dụng cũng cần phải nắm rõ được 03 giai đoạn:
- Giai đoạn tìm hiểu, chuẩn bị
- Giai đoạn di chuyển và cài đặt
- Giai đoạn sau khi cài đặt tổng đài ảo
Giai đoạn tìm hiểu, chuẩn bị
Giai đoạn di chuyển và cài đặt
Giai đoạn sau khi cài đặt tổng đài ảo
Nhìn tổng quát, tổng đài ảo là một giải pháp nghe/gọi trực tiếp trên nền tảng cloud computing. Mọi thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ trực tiếp trên internet. Vì thế cơ quan sử dụng có thể tối ưu được chi phí cũng như quá trình nghiên cứu để đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, nối dây cáp,… như hệ thống tổng đài Analog cũ ngày xưa.
Nói đến đây chắc bạn sẽ đặt ra câu hỏi: “Nếu đã không mất thời gian để đầu tư vào hạ tầng viễn thông, vậy thì chúng ta nghiên cứu và chuẩn bị như thế nào? Di chuyển và lắp đặt ra sao?”
“Nếu đã không mất thời gian để đầu tư vào hạ tầng viễn thông, vậy thì chúng ta nghiên cứu và chuẩn bị như thế nào? Di chuyển và lắp đặt ra sao?”
Bước 1: Xác định nhu cầu khi cài đặt tổng đài ảo
Để đi đến quyết định chuyển đổi sang hệ thống mới, bạn phải xác định rõ nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại của mình là gì nhằm giúp lựa chọn gói cung cấp phù hợp, tránh trường hợp bị thiếu hay lãng phí. Ví dụ:
- Extension – Số lượng người dùng trên tổng đài
- Ngân sách
- Các yếu tố về thủ tục, pháp lý
- Các trang thiết bị đầu cuối cần có sẵn
- …
Extension – Số lượng người dùng trên tổng đài
Ngân sách
Các yếu tố về thủ tục, pháp lý
Các trang thiết bị đầu cuối cần có sẵn
…
Bước 2: Ưu tiên cài đặt feature giải quyết nhu cầu
Đây là một số công dụng tổng đài VoIP OMICall mang đến cho bạn khi đăng ký dịch vụ của chúng tôi:
- Không giới hạn mở rộng máy nhánh
- Trả lời cuộc gọi tự động (IVR)
- Quản lý info khách hàng (Tích hợp CRM)
- Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
- Gọi trong công ty miễn phí 100%
- Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
- Video Call, Chatbot
- Quản lý, giám sát đội ngũ
- …
Không giới hạn mở rộng máy nhánh
Trả lời cuộc gọi tự động (IVR)
Quản lý info khách hàng (Tích hợp CRM)
Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
Gọi trong công ty miễn phí 100%
Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
Video Call, Chatbot
Quản lý, giám sát đội ngũ
…
Bước 3: Kiểm tra băng thông
Tổng đài Đa Kênh Thông Minh (Tổng đài ảo) hoạt động dựa trên Internet, vì vậy bạn cần chắc chắn công ty bạn đáp ứng được băng thông đủ rộng để thực hiện các cuộc gọi thật mượt mà. Tuy nhiên đây không phải là vấn đề quá lớn, theo như báo cáo của Ookla thì mọi băng thông được doanh nghiệp sử dụng hiện nay đều có độ rộng trung bình trên 50 Mbps.
Các cuộc gọi được đánh giá chất lượng qua tổng đài call center đều phải tuân thủ các quy luật sau:
- Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
- Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
- Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn
Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn
Bước 4: Chọn lựa sử dụng thiết bị đầu cuối
Để lắp đặt tổng đài call center, việc lựa chọn sử dụng thiết bị đầu cuối như thế nào sẽ phụ thuộc rất lớn vào mong muốn của công ty. Tuỳ vào tính chất công việc của đội ngũ nhân viên là thường xuyên di chuyển bên ngoài hay chủ yếu làm việc tại văn phòng.
Nếu nhân viên thường xuyên đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng,… thì công ty nên sử dụng Softphone. Ngược lại, nếu nhân viên chủ yếu ngồi tại văn phòng thì bạn hãy sử dụng IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để chất lượng cuộc gọi được tốt nhất.
Bước 5: Chuyển đổi đầu số
Nếu bạn là một cơ quan mới thành lập hoặc muốn đổi mới hệ thống hoàn toàn, không muốn sử dụng lại đầu số cũ thì hãy đăng ký một đầu số mới. OMICall ngoài cung cấp tổng đài VoIP cho doanh nghiệp, còn hỗ trợ cung cấp đến Quý Khách Hàng kho số tổng đài chất lượng với đủ mọi đầu số: 1800, 1900, 028, 024, mobile SIP,…
Ngoài ra nếu bạn vẫn muốn sử dụng đầu số hotline đã gắn liền với thương hiệu của mình, chỉ cần thông báo với OMICall. Chúng tôi sẽ giúp bạn đổi mới đầu số từ PSTN sang VoIP vô cùng nhanh chóng.
Bước 6: Tạo mới và quản lý khách hàng
Lúc này, bạn chỉ cần thống kê chi tiết danh sách những người sẽ sử dụng hệ thống tổng đài VoIP. Thí dụ như bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ bao gồm ai? Bộ phận bán hàng sẽ có những nhân sự nào? Ai sẽ là người có quyền quản lý và phân bố công việc trên phần mềm tổng đài?…
Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối
Đây là bước lắp đặt các thiết bị đầu cuối cho tổng đài cloud. Nếu bạn đang dùng softphone, nhà cung cấp sẽ tạo ra cho mỗi nhân viên một tài khoản để đăng nhập riêng biệt. Nếu bạn dùng IP Phone, số lượng IP Phone sẽ được OMICall giao theo đúng số lượng nhân viên mà bạn đăng ký.
Bước 8: Xây dựng kịch bản cuộc gọi
Ở bước này, bạn chỉ cần xây dựng kịch bản cuộc gọi có điều hướng rõ ràng để đưa vào tính năng IVR trên phần mềm. Điều này sẽ giúp bạn tương tác ngay với khách hàng khi họ liên hệ đến tổng đài, tránh trường hợp thiếu nhân sự trực và khách hàng không được chăm sóc, tư vấn kịp thời.
Sử dụng tổng đài VoIP, bạn có thể thay đổi kịch bản cuộc gọi bất cứ lúc nào. Vậy nên bạn có thể tối ưu trên từng chặng đường kinh doanh của mình, mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Bước 9: Xác minh kết nối mạng
Khi đã thiết lập tổng đài VoIP thành công, hãy kiểm tra kết nối mạng trên tổng đài có ổn định hay không, độ trễ nhiều hay ít bằng cách:
- Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
- Sử dụng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
- Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi
Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
Sử dụng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi
Bước 10: Trải nghiệm thử máy nhánh
Sau các bước trên, mọi thứ trên tổng đài đã gần như hoàn tất. Ngoài ra bạn cần kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng các người dùng đã được sắp xếp đúng vị trí trên tổng đài. Không chỉ thế, bạn có thể gọi nội bộ cho nhau để xác định chính xác hơn.
Bước 11: Xây dựng lời chào tổng đài
Lời chào đóng vai trò khá quan trọng ở bất kể cuộc gọi nào, vì nó giúp khách hàng xác định được mình đã liên hệ đúng với hotline công ty hay chưa. Bên cạnh đó, lời chào thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp đối với từng khách hàng của mình.
Bước 12: Lắp đặt thêm các tính năng bổ sung
Bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện 100% những yếu tố một tổng đài contact center cần có, giúp tối ưu cách làm việc và năng suất của toàn đội ngũ.
Vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
Website:
Hotline:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
